Dovetail, Notion, een spreadsheet of Crossroad: waar bewaar je als founder je klantgesprekken?

Wie op “Dovetail alternatief” zoekt, vindt vooral lijstjes, geschreven door mensen die dat alternatief zelf verkopen. Dit stuk is geen uitzondering, want ik verkoop een van de opties. Houd daar rekening mee als je verder leest. Ik heb geprobeerd eerlijk te zijn, en verderop lees je ook wanneer Crossroad de verkeerde keuze is.

Voor wie is dit? Je bent founder of de enige productmanager in je bedrijf, of je werkt in een team van twee tot tien mensen. Je spreekt elke week klanten. De vraag is: waar bewaar je wat ze zeggen?

In het kort

De spreadsheet

Onderschat de spreadsheet niet. Neem een sheet met kolommen voor datum, wie, partij (klant, prospect of intern), letterlijk citaat en onderwerp. Daarmee heb je al een beter systeem dan de meeste bedrijven. Zo'n sheet dwingt je tot de enige gewoonte die er echt toe doet: het letterlijke citaat in een eigen cel.

Rond de 100 rijen loopt het vast. Een vraag als “wat zeiden prospects over integraties?” is dan een kwestie van filteren, scrollen en gokken. En alleen jij weet welke termen je in de kolom onderwerp gebruikt. Een screenshot of een doorgestuurde mail kun je er ook niet in kwijt. Alles moet je overtypen, en dat houdt in de praktijk niemand vol.

Notion

De meeste teams komen uit bij Notion, omdat het toch al openstaat. Je maakt één database, een pagina per gesprek en een sjabloon met een kopje voor citaten. Dat werkt goed, zolang één persoon het bijhoudt.

Er zitten twee problemen in de opzet. In Notion orden je alles per gesprek. Iets terugvinden betekent dus zoeken op een trefwoord en daarna hele pagina's lezen. Daarnaast sluipt het samenvatten er ongemerkt in, en niets houdt dat tegen. Na een tijdje staat er “klant wil betere rapportages” op de pagina's, in plaats van wat de klant echt zei. Een samenvatting typ je nu eenmaal sneller. Notion AI kan vragen over je pagina's beantwoorden, en dat helpt. Maar het antwoord komt uit de tekst die er staat, samenvattingen inbegrepen. En als bron krijg je een pagina, geen zin.

Voor wie alleen of met een klein team werkt, valt de prijs mee. En draait je hele bedrijf al op Notion, dan is een aparte tool echt een extra drempel. Dat is een prima reden om te blijven.

Dovetail

Dovetail is de serieuze keuze: een centrale plek voor al je onderzoek. Je uploadt opnames en transcripten, markeert passages en geeft ze tags. Je maakt overzichten op basis van die tags en deelt inzichten met stakeholders. Het is gemaakt voor een researchteam dat gestructureerd onderzoek doet en zorgvuldig tagt. Daar is het heel goed in.

Voor een founder is het meestal te omslachtig. Je haalt er pas iets uit als je consequent tagt. En wie alles alleen doet en het druk heeft, komt daar niet aan toe. Er is een echte gratis versie, en die is het proberen waard. Een betaald abonnement koop je niet met je creditcard, maar via hun salesteam. Rapporten van derden uit de afgelopen jaren noemen prijzen van enkele tientallen dollars per gebruiker per maand. Doe je interviews als projecten, samen met een researcher? Kijk dan eerst hier.

Crossroad

Crossroad is gemaakt voor degene die het geheugen van het product is. Het uitgangspunt: vastleggen mag geen moeite kosten, anders stop je ermee. Daarom hoef je niets te taggen. Je selecteert een zin in de browser, plakt een transcript, stuurt een mail door of sleept een map met notities en pdf's erin. Crossroad brengt de structuur aan: alles wat je vastlegt, wordt opgesplitst in losse inzichten. Bij elk inzicht staan het letterlijke citaat, wie het zei en de onderwerpen. Daarna stel je vragen in gewone taal. Je krijgt een antwoord met genummerde bronvermeldingen, en met één klik zie je het citaat en de bron. Terugkerende thema's zet Crossroad automatisch bij elkaar, en een wekelijks overzicht laat zien wat er veranderd is.

Per workspace kies je Nederlands of Engels. Crossroad draait op servers in de EU, en je exporteert alles met één klik als JSON en Markdown. Tijdens de bèta is het gratis. Betaalde abonnementen komen later, en die kondigen we ruim van tevoren aan.

Crossroad is geen opnametool voor video, geen enquêtetool en geen tagsysteem. Je interviews doe je nog steeds zelf. Crossroad bewaart wat eruit komt en beantwoordt je vragen daarover.

Wanneer Crossroad de verkeerde keuze is

• Je hebt in veel onderzoeken strakke, controleerbare tags nodig. Daar is Dovetail voor.
• Je werkt vooral met video en wilt fragmenten uit opnames halen. Neem dan een opnametool die dat kan.
• Je team van vijftien mensen wil roadmaps, een plek waar klanten op wensen stemmen en changelogs voor klanten. Dan zit je beter bij Productboard of Canny.
• Je hebt minder dan 30 gesprekken gevoerd en je bent niet van plan er meer te voeren. Een spreadsheet is dan prima.

Het moment om over te stappen

Wat je nu ook gebruikt, het moment om over te stappen is hetzelfde. Het is de eerste keer dat je weet dat je iets hebt gehoord, maar het niet meer kunt vinden. Is dat één keer gebeurd, dan gebeurt het elk kwartaal weer. Stel in de live demo een vraag die je deze maand echt had. Kijk of een antwoord met de bron erbij je het zoekwerk had bespaard.